Перевод зарплаты на карту работника

Как начать перечислять заработную плату на карту работника, если ни руководитель организации, ни его бухгалтер с этим вопросом не сталкивались? На первый взгляд, кажется, что тут все просто, но на самом деле есть ряд «подводных камней», с которыми могут столкнуться малоопытные руководитель и бухгалтер организации. Попробуем эту проблему осветить, представив в виде пошаговой инструкции процесс оформления и осуществления выплаты зарплаты на карточку работника.

Что нужно от сотрудника?

Нельзя начать перечислять заработную плату на карту без согласия работника. Поэтому в первую очередь нужно спросить в какой форме работник желает получать заработную плату, и согласен ли он участвовать в общем зарплатном проекте. Необходимо понимать, что трудовое законодательство с 2014 года разрешает работнику самостоятельно выбирать кредитную организацию, в которой он хотел бы обслуживаться. А это означает, что он сам может принести пластиковую карту какого-либо банка и попросить перечислять зарплату на нее.

Спросив мнение работника, нужно попросить его написать заявление о перечислении зарплаты на карточку, в котором он обязательно должен указать номер счета в банке и другие данные необходимые для перевода денег. Написать заявление работник должен не позднее 7 дней до даты, в которую перечисляется зарплата.

Как оформить выплату?

Собрав с работников заявления, можно приступать к оформлению перевода денег на пластиковую карту. Чтобы провести платежи через банк, кредитная организация потребует правильно составленное платежное поручение, а также реестр на перевод денег сотрудникам. У нас пока что нет ни того, ни другого, поэтому нужно сперва решить в какой форме мы эти документы будем предоставлять в электронной или бумажной. Закон разрешает оба варианта.

Форму и структуру реестра утверждает Банк России. При его заполнении следует указывать:

• информацию о каждом работнике, которому перечисляется заработная плата;
• перечень кредитных организаций, в которых у работников открыты счета;
• реквизиты платежных поручений и их количество;
• перечисляемые суммы на счет каждого из работников.

Если в организации всего один работник, тогда для перечисления ему зарплаты достаточно платежного поручения, реестр составлять не нужно.

Платежное поручение заполняется в стандартном порядке, но с учетом ряда важных особенностей. В графе «Получатель» обязательно следует указать наименования и места расположения банков, в которых у работников открыты счета. В графе «Сумма перевода» следует писать не все перечисляемые суммы через запятую, а общую сумму, которую следует перевести на карты работников. В графе «Назначение платежа» следует вписать «Перечисление заработной платы за март 2018 года по реестру от 5 апреля 2018 года № 4».

В том случае, если в организации всего 1 работник, составляем платежное поручение, где в графе «Получатель» пишем его ФИО. Ну а в графе «Счет получателя» указываем номер счета сотрудника, который он предоставил для перечисления ему зарплаты.

Осуществление выплаты

Если сотрудник участвует в зарплатном проекте и ему нужно перевести зарплату на счет банка, в котором открыты все зарплатные карты работников, выплата отражается проводками: дебет 76 кредит 51, дебет 70 кредит 76. В том случае, если работник пожелал переводить зарплату на свой индивидуальный счет в другом банке, выплата отражается проводкой дебет 70 кредит 51.

Также нужно учесть расходы, связанные с переводом зарплаты на карты, которые берет на себя организация. Расходы на выпуск банковской карты для конкретного работника или работников отражаются дебет 91 кредит 51. Расходы на годовое обслуживание пластиковых карт работников дебет 60 (76) кредит 51. И, наконец, комиссия банка за перечисление зарплаты проводится дебет 91 кредит 60 (76). В том случае, если данные расходы берет на себя работник, это проводится: дебет 73 кредит 76, либо дебет 70 кредит 73.